Argumentécologique et économique, la dématérialisation n’en finit plus de séduire les entreprises. Particulièrement utilisée pour les déclarations obligatoires elle peut également avoir un intérêt pour l’envoi mensuel des bulletins de paie des salariés. Mais salariés et DRH sont ils prêts à quitter le papier pour une version électronique du document.
Dans le cas d'une dématérialisation des bulletins de salaire proposée par l'employeur, tout salarié est en droit de refuser la réception du bulletin au format digital. Il doit alors en informer son employeur, qui est tenu de lui remettre son bulletin au format papier, et de prendre en compte sa demande dans un délai de 3 mois suivant la requête du salarié. Qui est concerné par cet article ? Les utilisateurs de la plateforme Eurécia Refuser la dématérialisation des bulletins de salaire Un salarié peut refuser la dématérialisation de son bulletin de paie. Il doit être informé de ce droit d’opposition au moment de l’embauche ou, au minimum un mois avant la première émission du bulletin de paie dématérialisé. Il doit aussi connaitre les conditions de conservation. Il peut décider à tout moment de s’opposer à ce type de diffusion et demander à obtenir une version papier de sa fiche de refus de la dématérialisation se gère dans Eurécia ou directement depuis le coffre-fort numérique personnel. Accès Ma fiche salarié > onglet Dossier salarié Afin de signaler son refus, le salarié peut cocher la case "recevoir mon bulletin de salaire au format papier" tout moment. Le gestionnaire en charge d’imprimer et d'envoyer le bulletin par courrier est alors alerté par email, afin de lui signaler la nécessité d'éditer un bulletin au format papier pour ce salarié. Dans ce cas de figure, le bulletin du salarié ne sera pas envoyé dans le coffre-fort numérique personnel du salarié chez eDoc, mais restera en revanche hébergé sur les serveurs d’Eurécia. Nouveau salarié création du coffre-fort Lorsqu'un nouveau collaborateur est créé dans Eurécia, par défaut, un coffre-fort personnel lui est créé si vous avez souscrit à cette option. Toutefois, vous avez la possibilité de ne pas créer ce coffre-fort numérique lors de la création de votre nouveau collaborateur. Pour cela, cochez la case 'Ne pas créer de coffre-fort numérique' à l'étape 3 'Portail RH' Vous pourrez ensuite décocher cette case dans sa 'fiche salarié > onglet Emploi' à tout moment si vous souhaitez lancer la création de ce coffre ultérieurement. Mots clés associés à cet article renoncer - refuser - dématérialisation - coffre-fort numérique - CFN - bulletin de salaire - bulletin de paie - papier - numérique - CPA
scopelecorange avis. lettre information salarié dématérialisation bulletin de paie. junho 4, 2022 Por Por
<<<<<<<< Retour à la page d'accueil Dématérialisation de la fiche de paie est-ce obligatoire ? Les avantages de la fiche de paie dématérialisée La dématérialisation du bulletin de paie quelles précautions à prendre ? Créer une fiche de paie dématérialisée Depuis le 1er Janvier 2017 l'employeur n'a plus l'obligation d'obtenir l'accord du salarié afin de mettre en place la fiche de paie dématérialisée. Cependant si le salarié s'y oppose l'employeur devra tout de même lui remettre une version "papier" de la fiche de paie. 1-Dématérialisation de la fiche de paie est-ce obligatoire ? La mise en place d’une fiche de paie dématérialisée n’est pas une obligation pour l’employeur, sa délivrance sous format électronique est optionnelle. La loi n’oblige pas l’entreprise à digitaliser ses fiches de paie mais facilite ce choix. Si vous optez pour la dématérialisation du bulletin de paie, vous devez informer vos salariés dans un délai d’un mois avant la remise du premier bulletin de paie électronique. Leur accord n’est pas un pré-requis mais ils peuvent s’y opposer. Si un salarié s’oppose à la réception du bulletin électronique, il doit indiquer son refus à l’employeur par une demande formelle, c’est-à-dire par écrit de préférence. Ce refus peut intervenir à n’importe quel moment, même une fois la dématérialisation mise en place dans l’entreprise. L’employeur dispose alors d’un délai de 3 mois pour lui fournir de nouveau des fiches de paie papier remises en main propre ou envoyées par la poste. 2-Les avantages de la fiche de paie dématérialisée Les avantages à mettre en place le bulletin électronique sont nombreux Un avantage financier Le bulletin électronique permet de réaliser des économies financières mais également d’économiser le temps de travail de vos équipes RH. Pour remettre une fiche de paie papier au salarié, il faut imprimer l’ensemble des bulletins, les photocopier pour conserver un double, acheter timbres et enveloppes puis les mettre sous pli, et enfin transmettre le bulletin par la poste ou le remettre en main propre. Avec le bulletin électronique, les coûts de consommables encre, papier, enveloppe etc sont éliminés. L’économie moyenne réalisée est d’environ 32 centimes d’euros par bulletin de paie. De plus, les coûts d’archivage sont également réduits et vous gagnez de l’espace dans les locaux de votre entreprise. La fiche de paie dématérialisée économise non seulement de l’argent, mais également du temps. Un avantage pratique Le bulletin de paie est rendus disponibles rapidement à tout moment. Les salariés peuvent ainsi stocker numériquement leurs données concernant leur parcours professionnel et les droits à retraite, et y accèdent à tout moment s’ils en ont besoin pour des démarches administratives. Le risque de perte de fiche de salaire est éliminé. Enfin, la digitalisation des bulletins a également un impact environnemental positif, éliminant la production de papier. 3-La dématérialisation du bulletin de paie quelles précautions à prendre ? Valeur juridique de la fiche de paie dématérialisée La fiche de paie dématérialisée a la même valeur juridique que la version papier. Au niveau administratif, celle-ci ouvre les mêmes droits à couverture sociale. Les mentions obligatoires de la fiche de paie devant y figurer sont exactement les mêmes informations sur l’employeur et le salarié, les composantes de la rémunération, les charges sociales, et synthèse de la situation. En savoir + sur la composition d’une fiche de paie comment lire une fiche de paie ? Durée de conservation des bulletins de paie dématérialisés La digitalisation des bulletins de paie entraîne des obligations pour l’employeur, notamment en termes de remise et de conservation des documents numériques. La numérisation des fiches de paie doit se faire dans le respect de la sécurité des données et de leur confidentialité. Celles-ci doivent rester accessibles, au choix Soit durant 50 ans ; Soit jusqu’aux 75 ans du salarié. Elles doivent être hébergées dans un espace numérique sécurisé et accessible seulement par le salarié. Cet espace sécurisé est associé à leur CPA Compte personnel d'activité au travers duquel ils peuvent consulter leurs fiches de paie. Lien avec le Compte personnel d’activité En effet, les entreprises doivent déposer les bulletins électroniques dans le Compte personnel d’activité CPA. Il s'agit d'une plateforme en ligne mise en place par l’Etat visant à réunir l’ensemble des documents numériques liés à l’activité professionnelle des salariés et à faciliter leur accès à l’information concernant leurs droits. L’employeur doit garantir l’accessibilité des documents sur cette plateforme Les bulletins de paie doivent donc être accessibles via ce site mais non archivés directement dessus. En cas de fermeture de l’entreprise Si l’entreprise ou le prestataire hébergeant les e-bulletins cesse son activité, les salariés doivent être avertis 3 mois avant la date de fermeture de l’espace de stockage sécurisé. Ils disposent ainsi d’un délai pour télécharger leurs bulletins de salaire décret du 5 octobre 2018. Quelle sanction en cas de non respect de ces règles ? En cas de méconnaissance de ces règles, l’employeur encourt une amende identique à celle encourue pour non remise de fiche de paie 450€ par fiche de paie. 4- Créer une fiche de paie dématérialisée Afin de mettre en place la fiche de paie dématérialisée, il vous suffit de suivre les instructions ci-après 1. Rendez-vous sur votre compte client puis "Mes Commandes" vous retrouverez toutes vos commandes et les fiches de paie qui y sont associées Cliquez sur "Détail" afin d'avoir les fiches de paie de chacune des commandes. 2. Cliquez ensuite sur "Email" afin de l'adresser directement par mail au salarié Notez que vous pouvez également la télécharger afin de la mettre à disposition du salarié sur un espacé dédié. 3. Entrez l'adresse mail du salarié destinataire de la fiche de paie dans le champ prévu à cet effet 4. Le salarié reçoit immédiatement un mail avec la fiche de paie en pièce jointe Il peut - Télécharger la fiche de paie jointe au mail- Cliquer sur le lien et y accéder directement en ligne avec une url sécurisée- Copier/Coller le lien dans son navigateur afin d'accéder à la fiche de paie Il pourra la conserver très facilement sans limitation de durée au format .pdf L'utilisation de la fiche de paie dématérialisée est plus économique pas de papier, ni de toner, ni d'électricité et plus écologique. <<<<<<<< Retour à la page d'accueil Aurore R. Issue d'une formation juridique, et après avoir exercé plusieurs années au sein d'un cabinet de conseil spécialisé en SIRH, Aurore transmet son expertise à travers ces pages d'aides pour vous simplifier la paie !
Maisil doit prévenir le salarié par tout moyen conférant date certaine, un mois avant la première émission du bulletin de paie dématérialisé ou au moment de l'embauche, de son droit de s'opposer à l'émission du bulletin de paie électronique. Le salarié peut à tout moment faire part de son refus par tout moyen conférant date certaine.D’après un sondage de L’Ifop, réalisé pour Neopost, 79% des français se disent prêts à recevoir leur bulletin de salaire de façon dématérialisée. Cette démarche, rendue possible depuis le 1er janvier, n’a été adoptée que par un français sur 10 pour le moment. Les démarches ont pourtant été simplifiées en début d’année. En effet, l’employeur peut à présent choisir, par défaut, la dématérialisation générale, hormis en cas de refus du salarié souhaitant continuer à recevoir une version papier de ses bulletins de paie. Or, ce cas semble être isolé car il ne concerne qu’1 salarié sur 5. De plus, la version papier à ses limites ! Par exemple, près d’un quart des personnes sondées affirment ne pas être certaines de disposer de l’ensemble de leurs bulletins de paie. Pire encore, 26% des interrogés pensent en avoir perdu au cours de leur carrière. La sécurité des documents comme enjeu majeur Les personnes favorables à la dématérialisation de leurs bulletins de paie y voient beaucoup d’avantages. En effet, pour plus d’une personne interrogée sur 2, cette méthode permet notamment de sécuriser l’archivage des bulletins de paie. La sécurité est un élément prépondérant aux yeux de ceux qui ont déjà mis en place un classement sur disque dur ou dans un coffre-fort virtuel 95% d’entre eux plébiscitent les bulletins de paie dématérialisés. Les pro-dématérialisation affirment également qu’il est plus facile de retrouver ses documents 50% et d’y accéder à distance 41%. Ils sont moins nombreux à citer la rapidité de réception par voie électronique 27% ou la facilité à transmettre les documents à un tiers 16%. Gardez en tête qu’il est très important de conserver vos bulletins de paie toute votre vie, ils vous serviront en particulier pour calculer votre retraite. Les arguments des réfractaires sont également nombreux En ce qui concerne les personnes qui s’opposent à la dématérialisation, leurs arguments sont nombreux. C’est la sécurité qui revient également comme l’argument majeur. En effet, 46% d’entre eux n’ont pas confiance dans les solutions de coffre-fort électronique. De plus, 13% estiment trop compliqué d’intégrer les anciens bulletins de paie dans un outil numérique. Tout simplement, 45% d’entre eux se montrent réticents à changer leurs habitudes et préfèrent classer, mois après mois, leurs papiers dans une pochette, un classeur ou toute autre solution non-numérique. Enfin, l’employeur qui choisit d’appliquer la dématérialisation doit rendre disponibles les bulletins de paie pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié. Le décret d’application paru au journal officiel en décembre dernier prévoit aussi que le salarié doit être informé 3 mois avant l’éventuelle fermeture du service en ligne, qu’il soit géré par l’employeur lui-même ou par un prestataire externe.
EnFrance, la dématérialisation des bulletins de paie est encadrée par le décret n°2016-1762 du 16 décembre 2016 1. Celui-ci vise à en simplifier la mise en place dans les entreprises. Chaque employeur peut donc, depuis le 1er janvier 2017, décider de manière unilatérale de la mise en place du bulletin de paie électronique.
La remise du bulletin de paie est obligatoire. Toute personne qui travaille doit obligatoirement obtenir sa fiche de paye. La feuille de paie doit être remise même si le salarié est en arrêt maladie ou en cas de rupture du contrat de travail. Le code du travail est très clair à ce sujet dans son article L. 3243-2. Table des matièresPoints de vigilances pour respecter le code du travailCe que contient une fiche de paieTous les salariés doivent se voir remettre un bulletin de salaireComment organiser la remise du bulletin de paieDonner le bulletin de paie sur le lieu de travailTransmettre le bulletin de paie par la posteÀ quelle date doit être organisée la remise du bulletin de paieConséquences de la non remise du bulletin de salaireLa dématérialisation du bulletin de paie Points de vigilances pour respecter le code du travail Pour bien traiter la remise du bulletin de salaire, il faut être vigilant sur le lieu de remise. L’employeur peut remettre la feuille de paie en main propre, par la poste ou de manière dématérialisée. Le bulletin de paie doit être remis en temps et en heure pour éviter les problèmes avec l’inspecteur du travail. Ce que contient une fiche de paie La fiche de paie à une présentation définie par la loi. Le bulletin de salaire comporte des mentions obligatoires, notamment la convention collective applicable et le numéro de sécurité sociale. Pour résumer, un bulletin de paie comporte les éléments nécessaires au calcul du bulletin de salaire Les éléments particuliers comme les heures supplémentaires , les dates des congés payés, le salaire brut, le salaire net, le salaire de base, le taux horaire qui doit être supérieur au smic, les heures travaillées Les cotisations salariales et les contributions patronales versées aux organismes sociaux comme la retraite vieillesse, retraite complémentaire ex Agirc Arrco, retraite supplémentaires , les allocations familiales La CSG et la CRDS Les exonérations de charges patronales comme la réduction Fillon les impôts à la source Tous les salariés doivent se voir remettre un bulletin de salaire Tous les salariés doivent obligatoirement recevoir un bulletin de paie. C’est une obligation du code du travail. Il n’y pas de dérogation même pour les apprentis ou les salariés avec une rupture du contrat de travail ou en maladie professionnelle. Bon, comme toujours en gestion de la paie, il existe des exceptions et notamment lorsque le contrat de travail est suspendu. Mais dans les faits, ne pas produire de bulletin de paie est compliqué car cela empêche la production et l’envoi de la DSN mensuelle. L’employeur doit organiser la remise du bulletin de paie. Il a à sa disposition plusieurs moyens de remettre une feuille de salaire à ses salariés. Il peut choisir entre la remise en main propre, la poste ou la dématérialisation du bulletin de paie. Donner le bulletin de paie sur le lieu de travail L’employeur peut remettre la feuille de salaire sur le lieu de travail l’article L1342-6 du code civil peut s’appliquer et Cass. soc., 19 mai 1998, n° Charge à lui de prouver que la remise du bulletin de paie a été effective. Transmettre le bulletin de paie par la poste Il n’est pas interdit d’envoyer la feuille de paye par la poste, le code du travail ne s’y oppose pas. Mais attention au formalisme, si l’employeur décide de passer de la remise de la feuille de paie en main propre à la voie postale, il doit en dénoncer l’usage. À quelle date doit être organisée la remise du bulletin de paie Le bulletin de paie doit être remis mensuellement et à la même périodicité. L’employeur doit payer ses salariés même s’ils sont intérimaires ou intermittents et leur remettre un bulletin de paie tous les mois et à la même date une date fixe. Conséquences de la non remise du bulletin de salaire L’employeur doit, conformément au disposition du code du travail remettre un bulletin de salaire tous les mois. S’il ne le fait pas, le salarié peut dans un premier temps, lui faire une demande de remise de sa feuille de salaire. Puis, si jamais l’employeur ne s’exécute pas, le salarié peut contacter l’inspection du travail voire saisir les prud’homme en référé. Ces derniers se chargeront de rappeler les obligations de l’employeur. Et s’il ne fait rien, il pourra être condamné. La dématérialisation du bulletin de paie Quelques mots sur la dématérialisation du bulletin de paie cette nouvelle modalité de remise du bulletin de salaire. Le code du travail permet aux entreprises de transmettre la feuille de paye de manière dématérialisée en utilisant un coffre fort numérique. Cette infographie de LUCCA vous explique tout ce que vous devez savoir sur la dématérialisation des bulletins de paie. Si vous êtes sérieux dans votre projet de réussir en tant que gestionnaire de paie, alors vous pouvez vous inscrire à la newsletter
Sila dématérialisation du bulletin de paie est le principe, l’exception est le format papier. Les salariés peuvent s’opposer à cette mise en place, par tout moyen. Si vous n’exprimez pas votre refus, cela signifie que vous acceptez la dématérialisation de votre fiche de paie. Bon à savoir : votre décision n’est pas irrévocable.
La dématérialisation des bulletins de paie est possible depuis la loi du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d’allègement des procédures. L’employeur peut, avec l’accord du salarié, remettre le bulletin de salaire sous forme électronique 1. La dématérialisation des bulletins de paie sous conditions Le législateur a également précisé que la durée de conservation, par l’employeur, des bulletins de salaire est de 5 ans 2. Jusqu’alors, le bulletin de salaire ne pouvait être remis qu’en main propre ou par voie postale. L’examen des débats parlementaires 3 confirme, s’il en était besoin, la défiance assez systématique à l’égard des documents dématérialisés, le support papier demeurant, dans l’esprit de beaucoup encore la panacée et ce, même si la gestion électronique des documents facilite considérablement le classement de l’information et, par conséquent, l’aptitude à la retrouver. Aussi, le législateur a pris soin de subordonner la dématérialisation des bulletins de paie à la condition que soit garantie l’intégrité des données. L’enjeu est d’autant plus important que le bulletin de salaire est une pièce justificative que le salarié devra conserver, quasiment sans limitation de temps, ne serait-ce que pour faire valoir ses droits à la retraite. Pour autant, la loi ne précise pas les moyens devant être mis en œuvre pour satisfaire cette exigence d’intégrité, ni même les conditions de recueil du consentement des salariés concernés. Compte tenu des économies escomptées, liées aux frais d’impression, de stockage et, le cas échéant, d’acheminement, l’introduction de cette nouvelle possibilité mérite de s’arrêter sur les conditions techniques susceptibles de répondre à l’exigence d’intégrité des bulletins de salaire électroniques. S’agissant du bulletin de salaire électronique, le législateur s’est contenté d’exiger que l’intégrité soit assurée au stade de la remise. Compte tenu des dispositions du Code civil sur la valeur probante des documents électroniques, issues de la réforme du 13 mars 2000 et, tel que cela ressort des travaux parlementaires, le législateur a considéré qu’il n’était pas nécessaire d’autoriser les employeurs à procéder à la dématérialisation des bulletins de paie, mais seulement de préciser les conditions de leur remise aux salariés. La dématérialisation des bulletins de paie et la preuve Comme pour l’ensemble des documents sous forme électronique, l’intégrité doit être assurée au stade de la création et de la conservation des documents. Ce concept de cycle de vie de l’information ou ILM 4 se retrouve parfaitement illustré dans le Code civil, qui subordonne l’équivalence probatoire de l’écrit sous forme électronique à l’écrit sur support papier, à la double condition que l’auteur du document soit dûment identifié et que le document soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité 5. Une lecture littérale de cette nouvelle disposition du Code du travail conduit, a priori, à privilégier le recours à la signature électronique sécurisée. La signature électronique sécurisée est celle qui, en particulier, permet de garantir un lien avec le document de telle sorte que toute modification ultérieure de ce dernier soit détectable 6. Pratiquement, le recours à des formats de type PDF, associés à la signature électronique, permet de répondre à cette exigence. Pour autant, le recours à la signature électronique ne semble pas la seule voie possible ; en effet, la norme française relative à l’archivage électronique 7, dont une nouvelle version a été publiée en février 2009 permet de répondre à l’exigence d’intégrité, sans nécessairement recourir à la signature électronique, selon le type de support de stockage utilisé et le niveau de sécurité recherché. L’intérêt du recours à la norme est triple. Tout d’abord, il permet de disposer d’un référentiel officiel permettant de déterminer les exigences fonctionnelles, organisationnelles et techniques permettant de répondre à l’exigence d’intégrité. En outre, la norme organise l’auditabilité du système mis en œuvre. Enfin, la norme peut tout aussi bien être utilisée dans le cadre d’une solution interne qu’externalisée. Compte tenu des économies atteintes grâce aux projets de dématérialisation, mais également de la nécessité de l’accord des salariés concernés, il va de soi que la mise en œuvre de la dématérialisation des bulletins de salaire, en interne, peut être une opportunité de mener une expérience pilote, selon une méthodologie reproductible. A ce sujet, la norme internationale sur le records management 8 constitue un référentiel pertinent, dans la mesure où il permet d’inscrire tout projet de dématérialisation dans un cadre éprouvé, allant de l’analyse des exigences légales au contrôle de la mise en œuvre, en passant par la conception et la mise en œuvre du système d’archivage électronique. La dématérialisation des bulletins de paie et le Code du travail Le recensement des exigences légales mettra notamment en évidence la nécessité de respecter les dispositions du Code du travail relatives à l’introduction des nouvelles technologies 9, c’est à dire, en pratique d’informer et de consulter préalablement les représentants du personnel et de veiller à la conformité avec la loi sur la protection des données à caractère personnel 10. Compte tenu des enjeux liés à la conformité et au contrôle interne, de la croissance exponentielle des volumétries de stockage et des économies obtenues, il peut donc être opportun de démarrer son système d’archivage électronique en y associant d’emblée juristes, informaticiens et fonctionnels concernés, sur un périmètre circonscrit, comme les bulletins de salaire. Inversement, c’est à dire en cas d’externalisation, un audit de conformité de la solution mise en œuvre apparaît hautement recommandable. 1 Code du travail, art. L. 3243-2 2 Code du travail, art. L. 3243-4 3 Séance du 24 03 2009, compte rendu des débats du Sénat 4 Information Lifecycle Management 5 Code civil, art. 1316-1 6 Décret 2001-272 30-3-2001 7 NF Z 42-013 2009, Archivage électronique, spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes 8 ISO 15489-2 2001, Records management, Guide pratique 9 Code du travail, art. 2323-13 10 Loi 78-17 du 6-1-1978, dite loi Informatique et libertés
Acompter du 1er janvier 2017, vous n’aurez plus à demander l’accord du salarié pour recourir au bulletin de paie dématérialisé. Toutefois, si le salarié s’y oppose, vous ne pourrez pas lui remettre un bulletin de paie électronique. Les modalités sont fixées par un décret qui a été publié le 18 décembre.
Votre fiche de paie vous permet de justifier votre revenu. Indispensable à votre vie administrative, ce document est très important. Il vous aide à démontrer le nombre d’années durant lesquelles vous avez travaillé. IL vous sert à vérifier que tout ce à quoi vous avez droit vous a bien été payé. C’est donc une preuve cruciale qu’il vous faut conserver à vie. Le perdre ou ne pas le recevoir peut avoir de lourdes conséquences. Vous devez, s’il ne vous est pas parvenu en temps et en heure, réagir immédiatement et en exiger la remise. Qu’est-ce qu’une fiche de paie ?Sous quel format l’obtenir ?Comment obtenir votre bulletin de paie ?Premier exemple modèle pour bulletin de paie non remisLes différentes solutions en cas de perte de vos fiches de paieSecond exemple modèle pour une demande de duplicataQuels autres justificatifs utiliser ? Qu’est-ce qu’une fiche de paie ? Votre employeur et vous, êtes normalement reliés par un contrat de travail en bonne et due forme. Le travail que vous lui fournissez au quotidien est rémunéré en contrepartie. Dans le respect de la législation en vigueur, vous percevez votre salaire selon une périodicité stricte. Généralement, vous êtes payé sur une base mensuelle. Vers le début ou la fin de chaque mois. La fiche de paie précise en détail l’ensemble des sommes qui vous sont versées pour cette durée. Selon l’article R3243-1 du Code du travail, le bulletin doit contenir vos heures travaillées, vos heures supplémentaires, vos absences, vos congés payés, vos primes, vos avantages en nature… Sous quel format l’obtenir ? En raison de la digitalisation actuelle, la dématérialisation de la fiche de paie est devenue courante dans les entreprises françaises. Cette norme est dorénavant établie dans l’Hexagone. Il est donc possible de percevoir une version édifiée ou une transcription informatique de ce bulletin. Selon l’article L3243-2 du Code du travail, le salarié a le droit de s’opposer à ce système et peut choisir de continuer à recevoir son bulletin de paie au format papier. Il faut aussi savoir que votre employeur est soumis à une amende de 450 euros s’il ne vous livre pas votre fiche de paie. Cette somme est accordée pour chaque fiche non remise. Vous pouvez également bénéficier de dommage et intérêt en raison de la non-délivrance d’une fiche de paie. En effet lorsque le salarié n’a pas pu percevoir ses allocations de chômage ou qu’un emprunt bancaire lui a été refusé. On peut imaginer qu’il s’estime lésé et qu’il décide de porter son affaire devant les tribunaux. Comment obtenir votre bulletin de paie ? Le plus simple est d’envoyer une demande écrite au service concerné dans votre entreprise. Voici deux exemples de lettre sur lesquelles vous pourrez vous appuyer. Premier exemple modèle pour bulletin de paie non remis Julien Dupont 75 bis rue de la grande porte 75020 Paris Tel 06 66 66 66 66 Madame/Monsieur, Fonction Adresse Code Postal Ville À [Ville], le [Date Objet Demande de bulletin de paie Madame, Je suis dans l’obligation de vous écrire pour attirer votre attention sur le problème que je rencontre actuellement. Malgré plusieurs relances verbales auprès de mon responsable je n’ai toujours pas reçu à ce jour ma fiche de paie pour le mois dernier. Il s’agit certainement d’un oubli répété de sa part, mais pour la réalisation de certaines démarches administratives. Ce document m’est indispensable et ce retard risque de me porter un préjudice important. C’est pourquoi je me permets de solliciter votre intervention directe auprès de vos services. Avec mes plus vifs remerciements, je vous prie d’accepter, madame, mes salutations les plus distinguées. Signature Les différentes solutions en cas de perte de vos fiches de paie Demander une copie. C’est la manière la plus simple et la plus rapide d’obtenir de nouveaux exemplaires de vos fiches de paie. Il vous suffit de contacter votre employeur pour lui demander de vous délivrer une copie du dit-document. Le service d’administration du personnel peut alors vous fournir un double de ceux que vous avez perdus. Toutefois, il faut aussi savoir qu’aucune loi n’oblige votre employeur à vous produire un duplicata de ces documents. Ce n’est pas inscrit dans le code de travail. À cet effet, il peut refuser votre requête. Et cela même si l’article L. 3243-4 contraint votre employeur à garder une copie de votre bulletin de salaire pour une durée minimum de 5 ans. Donc, vous devez veiller à utiliser le ton nécessaire dans votre courrier si vous êtes amené à demander des duplicata. Second exemple modèle pour une demande de duplicata Julien Dupont 75 bis rue de la grande porte 75020 Paris Tel 06 66 66 66 66 Madame/Monsieur, Fonction Adresse Code Postal Ville À [Ville], le [Date] Objet Demande de bulletins de paie égarés Madame, Après avoir fait du rangement dans mes papiers récemment. Je me suis aperçu qu’il me manquait plusieurs fiches de paie. Je pense les avoir perdus lors d’une démarche que j’ai eu à effectuer auprès des services sociaux dernièrement. Ces documents m’ont été utiles par le passé et le seront encore plus quand arrivera le moment de faire valoir mes droits à la retraite. Voilà pourquoi je me permets ici de vous écrire pour savoir, si éventuellement, vos services pouvez m’en fournir des s’agit des fiches de paie pour les mois de [mois] à [mois] pour l’année en cours. C’est avec beaucoup de reconnaissance, que je vous prie d’agréer, Madame, mes respectueuses salutations. Signature Quels autres justificatifs utiliser ? Dans la mesure où votre entreprise ne vous livre pas la ou les copies, vous pouvez toujours leur demander une attestation certifiant la période pendant laquelle vous avez travaillé. Cette attestation de salaire est tout aussi valable en terme juridique et administratif. Un certificat de travail peut également faire l’affaire. Si jamais, par ces moyens, vous n’obtenez pas encore la traçabilité de votre salaire, la solution se trouve peut-être auprès de votre banque. Vos relevés bancaires relatent en détail les virements que vous avez reçus de votre employeur. Vous pouvez obtenir ces archives auprès de votre chargé de clientèle. Il vous suffit de lancer la requête par demande écrite. Ce service est souvent payant. Télécharger “Premier-exemple-modele Premier-exemple-modele – Téléchargé 4865 fois – 15 Ko Télécharger “Second-exemple-mode Second-exemple-mode – Téléchargé 4406 fois – 16 Ko
| Աпсυዚ օպի | Φቱπևй тв убиգ | Ոйущаλи ваզተμебο аሒафጡб |
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Fonctionnalités de MyPeopleDoc DISTRIBUTION DES DOCUMENTS RH Changez votre quotidien et gagnez en productivité en automatisant la distribution des bulletins de paie et documents RH via une plateforme en ligne sécurisée et collaborative, connectée à tous vos systèmes d’information RH. ARCHIVAGE DES DOCUMENTS RH La navigation au sein du coffre-fort MyPeopleDoc est très intuitive. Les salariés y stockent en toute sécurité tous leurs documents RH et leurs bulletins de paie. Ces derniers sont archivés pendant 50 ans chez CDC Arkhinéo. MyPeopleDoc c'est 10 Go d’espace personnel de stockage gratuit et accessible à vie, partout et à tout moment, via tous types de terminaux, fixes ou mobiles. OPTIMISATION DES FLUX DOCUMENTAIRES RH Bénéficiez de fonctionnalités intelligentes à la carte » pour optimiser la gestion de vos flux documentaires RH vos documents sont automatiquement classés, horodatés, archivés, sécurisés et accessibles en ligne. L’archivage légal des bulletins et documents employeurs dans les dossiers des salariés peut être aussi automatisée grâce à la solution de Gestion Documentaire RH de UKG. CONFORMITE REGLEMENTAIRE La valeur juridique des bulletins de paie est garantie. La gestion dématérialisée des documents via UKG est conforme à la réglementation en vigueur Art. L3243-2 du Code du travail, modifié par la loi n°2009-526 du 12 mai 2009. Le double archivage légal, employeur et salarié, respecte les normes AFNOR NF Z42-013 et NF Z42-025.Symbolefort de la transition numérique, la dématérialisation de la fiche de paie est depuis quelques années appréciée par les employeurs soucieux de faire évoluer leur entreprise. Les bénéfices de ce format de fiche de paie
Le 3 octobre 201920%, c’est le nombre de salariés français recevant aujourd’hui un bulletin de paie électronique 58% se disent pourtant favorables. Malgré la mise en place du compte personnel d’activité CPA, la fiche de paie électronique peine à prendre son envol. QuestionMais est-ce que la dématérialisation des bulletins de salaire présente réellement des avantages ? Bulletin de paie électronique définition Dématérialiser un bulletin de salaire, c’est tout simplement convertir une fiche de paie physique vers une version numérique. Il se présente sous la forme d’un document numérisé en format PDF. Première chose à savoir la fiche de paie électronique n’est absolument pas obligatoire. Pour l’employeur comme pour le salarié. Ce qui veut dire que tout employé, qui refuse cette solution de dématérialisation, peut demander à conserver la remise du bulletin sous format papier. Mis en place depuis le 1er janvier 2017, le bulletin de paie dématérialisé a vu sa progression boostée par la loi Travail du 8 août 2016. En effet, l’employeur n’a plus besoin de demander l’accord du salarié pour passer au bulletin de paie électronique. Comme expliqué ci-dessus, c’est donc à l’employé de faire part de son opposition à tout moment, au préalable ou a posteriori. Jusqu’au 1er janvier 2017, c’était une toute autre histoire l’employeur devait expressément obtenir l’autorisation de son salarié avant de passer à la dématérialisation des bulletins de salaire. Avec la clarification du droit et la loi El Khomri, l’employeur se contente maintenant d’informer par tout moyen le salarié, un mois avant la première émission du bulletin de paie dématérialisé ou au moment de l’embauche. La France et le bulletin de paie dématérialisé En 2015, 15% des bulletins de salaire étaient remis aux salariés de manière électronique. C’est moins que l’Allemagne ou la Grande-Bretagne qui affichent respectivement un taux de 95% et 73%. En 2019, le taux atteint difficilement les 20%. C’est pourquoi 80% des salariés français reçoivent toujours leur fiche de paie au format papier. Heureusement, l’engouement autour du projet de digitalisation commence à prendre de l’ampleur, mais beaucoup s’interrogent encore sur les avantages et inconvénients du BPE comprenez bulletin de paie électronique. Avantages et inconvénients de la fiche de paie électronique La première idée qui peut nous venir en tête, quand on pense au bulletin de paie électronique, c’est forcément la fin du papier. Mais est-ce véritablement le seul avantage que nous apporte la dématérialisation de la fiche de salaire ? Et au niveau des inconvénients, qu’en dit-on ? Les avantages du bulletin de paie dématérialisé Les avantages du bulletin de salaire numérique se divisent en trois points sur le plan écologique ; organisationnel ; économique. Gain de temps et limitation des consommables sont indéniablement les grands gagnants de la fiche de paie dématérialisée. Du côté des employés, c’est la facilité du stockage des données qui remporte la palme. Mieux, le BPE n’est pas falsifiable du fait de sa signature électronique. On peut aussi compter sur une meilleure gestion du temps du côté des ressources humaines mise sous pli ou encore classement des documents administratifs sont de l’histoire ancienne. En termes d’image et de culture d’entreprise, le bulletin de paie électronique confère des valeurs éco-responsables aux entreprises qui ont opté pour cette solution de dématérialisation. N’oublions pas les économies durables qui peuvent être réalisées aujourd’hui près de 500 millions de fiches de paie prennent la voie postale tous les ans. Prix du timbre, impression et distribution sont donc à imputer aux charges de l’entreprise. Quand on sait qu’un bulletin de paie coûte aujourd’hui entre 1 à 3 euros à une entreprise, les enjeux économiques sont réellement de la partie. Les inconvénients du bulletin de paie numérique La digitalisation des entreprises n’est pas au goût de tous, et nombreux sont ceux qui jugent superflue la dématérialisation des bulletins de paie. C’est surtout une question de priorités pour les employeurs, qui n’estiment pas cette démarche absolument nécessaire. En réalité, la transformation digitale des bulletins de paye ne présente pas de réels inconvénients, mais plutôt des freins psychologiques pour la plupart des employés. Souvent par peur de la nouveauté, des réticences se créent principalement dans les secteurs professionnels du BTP ou de l’industrie. Par ailleurs, la simplicité avec laquelle il est possible de refuser le bulletin de salaire dématérialisé ne facilite pas son déploiement. Que dit la loi sur le bulletin de salaire numérique ? Bien entendu, la loi veille au grain en ce qui concerne le bulletin de paye électronique. C’est pourquoi elle s’engage à encadrer l’intégrité des données, la confidentialité, la disponibilité et l’accessibilité. Petite explication pour mieux comprendre les enjeux juridiques autour du BPE ! L’intégrité des données personnelles Protéger les données est au cœur de chaque projet de digitalisation. D’ailleurs, la valeur légale d’un BPE repose surtout sur l’intégrité des données sont ainsi obligatoires la mise sous scellé par CEV Cachet Électronique Visible et la signature numérique et le cryptage. La confidentialité des données Non, on n’envoie pas le bulletin de paie dématérialisé par mail comme on envoie une lettre par la Poste. Le BPE doit être transmis de manière sécurisée, et même être déposé dans un espace sécurisé CPA – Compte Personnel d’Activité ou un coffre-fort électronique. La disponibilité et l’accessibilité Deux possibilités sont offertes à l’employeur, en matière de disponibilité des données personnelles soit pendant une durée de 50 ans ; jusqu’aux 75 ans du salarié*. *Ici, on ajoute 6 ans à l’âge maximal de mise à la retraite, comme précisé dans l’article L1237-5 du Code du travail. En cas de cessation d’activité de l’entreprise ou si le coffre-fort numérique prend fin, l’employeur informe le salarié, 3 mois avant la fermeture de son espace sécurisé. Toute fiche de paie électronique doit également être consultable depuis un CPA compte personnel d’activité. Cette plateforme réunit le compte personnel de formation, le compte d’engagement citoyen et le compte professionnel de prévention. Les choses qui ne changent pas avec le BPE Les règles pour un bulletin de paie électronique BPE sont exactement les mêmes que pour un bulletin de paie classique. Il est des mentions obligatoires auxquelles ne peut déroger l’entreprise, à savoir le nom et l’adresse de l’employeur, SIRET et autres ; les informations du salarié ; la référence de l’organisme URSSAF ; le nombre d’heures travaillées ; le montant brut et net de la rémunération, etc. En résumé, rien ne change, si ce n’est seulement la façon de transmettre le bulletin de paie. Les sanctions restent également similaires en cas de non-remise du bulletin de paie électronique. L’employeur risque donc une amende de 450€ par fiche non remise, et peut être forcé à verser des dommages et intérêts au salarié. Alors, pour ou contre le BPE ? Ce sont surtout les freins psychologiques qui se heurtent au déploiement du bulletin de salaire électronique. Les avantages sont en effet nombreux sur le plan écologique, économique et organisationnel. Malgré tout, chefs d’entreprise et salariés continuent à se méfier de cette solution de dématérialisation, bien que des projets plus risqués comme le prélèvement à la source ont pourtant intégré les mœurs aujourd’hui. De manière générale, le concept séduit les Français, et de nombreux éditeurs de logiciels se lancent sur le marché du bulletin de salaire numérique. Reste à sauter le pas et cesser d’avoir peur de la transformation digitale ! Auteur de l'article Ticocu C. Ufepodufasa Juriste en droit social depuis 5 ans, Florian est un jeune dynamique et talentueux qui a œuvré dans différents cabinets d’avocats avant de prendre son envol en tant qu’autoentrepreneur. Il est désormais consultant et formateur à son compte et travaille notamment pour des TPE, associations, syndicats et des comités d’entreprise.Cesmodèles gratuits de lettre de réclamation de salaire et de bulletin de paie vous aiderons à faire respecter vos droits. A voir aussi. Fiches pratiques sur le salaire, les primes et autres rémunération. Connaitre les dispositions particulières de votre convention collective concernant les primes. Lettres gratuites à propos du temps de
Tâche chronophage, la gestion de la paie est une des missions principales des services RH. L’apparition de la dématérialisation des bulletins de paie a changé quelque peu la pratique ces dernières années. Tour d’horizon de la question. Sommaire Le bulletin de paie dématérialisé est-il obligatoire ? Quels sont les avantages du bulletin de paie dématérialisé ? Comment mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie ? FAQ Le bulletin de paie dématérialisé est-il obligatoire en 2021 ? Depuis le 1er janvier 2017, la Loi Travail permet aux entreprises de mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie sans devoir obtenir l’accord préalable de leurs salariés auparavant nécessaire. La dématérialisation des bulletins de paie n’est cependant toujours pas une pratique obligatoire. Le bulletin de paie dématérialisé n’est pas obligatoire en 2021, il est simplement facilité grâce à cette nouvelle loi. Par cette nouvelle loi, les entreprises sont incitées à délaisser les fiches de paie papier et on tend progressivement vers une normalisation du bulletin de paie dématérialisé. L’intérêt pour l’employeur L’avantage pour les employeurs est le gain de temps et d’argent induit par la mise en place du bulletin de paie dématérialisé. Impression, mise sous pli, distribution ou envoi postal et enfin archivage deviennent de l’histoire ancienne. La procédure est automatisée les fiches de paie sont éditées, classées et transmises de façon électronique aux salariés en quelques clics. Les services RH peuvent consacrer davantage de temps sur des missions à valeur ajoutée, plutôt que sur ces tâches chronophages et fastidieuses. Autre avantage, en limitant les impressions papier dont les fiches de paie font partie, l’entreprise réduit aussi son empreinte écologique. Elle diffuse par ailleurs une image positive, performante et moderne auprès de ses salariés. L’intérêt pour les salariés Pour les salariés, la dématérialisation du bulletin de paie leur garantit un archivage sécurisé. Les documents sont facilement accessibles depuis un espace sécurisé. Le risque de les égarer est quasi nul et surtout les bulletins de paie sont accessibles à tout moment depuis n’importe où. L’employeur doit s’engager à rendre les bulletins de paie accessibles par ses salariés pendant 50 ans jusqu’aux 75 ans du salarié. Les bulletins de paie doivent également être ajoutés sur le CPA de chaque salarié le Compte Personnel d’Activité est une plateforme regroupant de nombreuses informations liées à la carrière du salarié et mises à sa disposition. Enfin, les salariés continuent de bénéficier d’une certaine flexibilité puisqu’ils peuvent décider de revenir à une version papier à tout moment. L’employeur a alors 3 mois pour remettre en place la distribution papier pour le salarié demandeur. Quels outils utiliser ? La plupart des logiciels SIRH ou des logiciels de paie incluent désormais des fonctionnalités de dématérialisation et de stockage et archivage des bulletins de paie. Citons par exemple Factorial, assez réputé sur le sujet. Une fois les bulletins de paie saisis, ils sont mis à disposition de chaque salarié sur un espace sécurisé, aussi appelé coffre-fort numérique. Si vous optez pour la dématérialisation des fiches de paie, vous devrez donc vous assurer de disposer d’un ou plusieurs outils vous permettant de réaliser l’édition des fiches de paie ;le stockage et l’archivage sur un coffre-fort numérique ;la distribution des fiches de paie ;l’accès par signature électronique ou authentification sécurisée ;la notification du salarié lors de la mise à disposition et la réception d’un nouveau bulletin de paie. Certains logiciels RH “tout-en-un” regroupent toutes ses fonctionnalités. Mais il est aussi possible d’utiliser plusieurs outils spécialisés comme un logiciel de paie puis un coffre-fort numérique ce peut-être le cas si votre paie est gérée en externe par exemple. Quelles précautions prendre ? Avant de passer à la dématérialisation des fiches de paie, vous devez en tant qu’employeur informer vos salariés de cette démarche au moins un mois avant l’émission de la première fiche de paie dématérialisée ou lors de l’embauche, sans pour autant devoir explicitement obtenir leur autorisation. Du côté des salariés, ils bénéficient tous d’un droit d’opposition leur permettant de refuser l’émission d’un bulletin de paie électronique et ainsi continuer à recevoir une version papier. Ce droit d’opposition du salarié peut être appliqué à tout moment, dès l’annonce de la dématérialisation ou bien plus tard sans limite dans le temps. Il se peut qu’au sein d’une même entreprise, certains salariés acceptent de recevoir un bulletin de paie dématérialisé alors que d’autres souhaitent disposer d’une version papier. Au-delà des règles d’accessibilité du salarié citées ci-dessus, l’employeur doit conserver les copies de bulletins de salaires de tous ses salariés pendant une durée de 5 ans, en format électronique ou papier. Enfin, si l’activité de l’employeur cesse ou le prestataire de mise à disposition des bulletins ferme, l’employeur doit informer ses salariés dans un délai d’au moins 3 mois afin de leur laisser le temps de récupérer les documents stockés. FAQ Qu’est-ce que la dématérialisation du bulletin de paie ? Le bulletin de paie dématérialisé est tout simplement forme électronique du bulletin papier, dont la remise du bulletin de paie s’effectue par voie dématérialisée. Pourquoi dématérialiser les bulletins de paie ? La dématérialisation des bulletins de paie permet un gain de temps très important pour les équipes RH, et est aussi très pratiques pour les salariés. Comment dématérialiser les bulletins de paie ? La plupart des logiciels SIRH ou des logiciels de paie incluent désormais des fonctionnalités de dématérialisation et de stockage et archivage des bulletins de paie. Une fois les bulletins de paie saisis, ils sont mis à disposition de chaque salarié sur un espace sécurisé, aussi appelé coffre-fort numérique.
Undécret paru le 16 décembre 2016 est venu préciser les conditions à respecter dans le cadre de la dématérialisation du bulletin de paie annoncée par la loi Travail du 8 août 2016.
lettre refus dématérialisation bulletin de paie
